Der häufigste Fehler beim Thema Automatisierung ist nicht, zu wenig zu machen, sondern zu viel auf einmal zu wollen. Wer versucht, den ganzen Betrieb gleichzeitig umzukrempeln, verliert sich in Details und gibt frustriert auf. Der richtige Weg ist umgekehrt: eine Sache, die sofort Zeit spart, und die als Nächstes.
Bleibt die Frage, welche Sache zuerst. Hier ist der Fahrplan, mit dem Sie die lohnendsten Stellen in Ihrem eigenen Betrieb finden.
Die drei Merkmale eines guten Kandidaten
Ein Ablauf lohnt sich zum Automatisieren, wenn möglichst viele dieser drei Punkte zutreffen:
- Er wiederholt sich oft. Etwas, das wöchentlich oder täglich vorkommt, spart über das Jahr viele Stunden. Etwas, das dreimal im Jahr passiert, nicht.
- Er folgt festen Regeln. „Immer wenn X passiert, mache Y" lässt sich automatisieren. „Kommt drauf an, muss man sich anschauen" nicht.
- Er nervt oder ist fehleranfällig. Stumpfes Abtippen, Daten von einem Fenster ins nächste kopieren, Dinge, die man leicht vergisst. Genau da schlägt eine Maschine den Menschen.
Je mehr Häkchen, desto besser der Kandidat. Ein Ablauf, der alle drei erfüllt, ist ein Selbstläufer.
Kandidaten, die in fast jedem Betrieb lohnen
Diese Klassiker treffen die drei Merkmale fast immer:
- Angebote nachfassen. Nach ein paar Tagen ohne Antwort geht automatisch eine freundliche Erinnerung raus, statt dass es untergeht.
- Bewertungen einsammeln. Nach jedem abgeschlossenen Auftrag automatisch die Bitte um eine Bewertung, ein starker Hebel, wie im Beitrag zu Google-Bewertungen beschrieben.
- Termine bestätigen und erinnern. Läuft von allein, senkt Ausfälle, und niemand muss dran denken.
- Daten zwischen Programmen übertragen. Die Anfrage vom Kontaktformular landet direkt in der Kundenliste, die Rechnungsdaten in der Buchhaltung, ohne Abtippen.
- Standard-Antworten verschicken. Auf immer gleiche Anfragen automatisch die passende erste Antwort mit den nötigen Infos.
Wenn Sie hier schon nicken: Fangen Sie mit dem an, das Sie am häufigsten machen.
Woran Sie erkennen, dass etwas (noch) nicht lohnt
Genauso wichtig ist zu wissen, was Sie in Ruhe lassen sollten:
- Zu selten. Der Aufwand fürs Bauen holt sich nie rein.
- Zu wechselhaft. Ein Ablauf, der jedes Mal anders ist, hat keine festen Regeln, die man abbilden könnte.
- Braucht Urteilsvermögen. Kundengespräche, Preisverhandlungen, Reklamationen mit Fingerspitzengefühl. Das bleibt bei Ihnen.
Der Schritt, den viele überspringen
Bevor Sie einen Ablauf automatisieren, schauen Sie ihn sich einmal genau an. Oft stellt sich heraus, dass ein Zwischenschritt eigentlich überflüssig ist. Diesen Schritt zu streichen kostet nichts und bringt manchmal mehr als jede Automatisierung. Warum das so wichtig ist, steht in der Übersicht Die Assistenz, die Sie nicht einstellen müssen: Ein schlechter Ablauf, automatisiert, ist nur ein schneller schlechter Ablauf.
So gehen Sie praktisch vor
Sie brauchen dafür keine Software und keinen Berater. Nur eine Woche und einen Zettel:
- Eine Woche lang mitschreiben: Welche Büroaufgaben mache ich, und wie oft?
- Die Liste nach den drei Merkmalen sortieren. Was ist häufig, regelbasiert und nervig?
- Die oberste eine Sache angehen. Erst wenn die läuft, kommt die nächste.
So bauen Sie Stück für Stück auf und merken schnell, was es bringt.
Wenn Sie den Anfang lieber abgeben
Die Strichliste machen Sie am besten selbst, das kennt nur Ihr Betrieb. Beim Umsetzen der Top-Kandidaten helfen wir: Wir schauen uns Ihre Liste an, sagen, was sich rechnet und was nicht, und bauen die zwei, drei lohnendsten Abläufe. Details und einen Rechner finden Sie auf der Seite zur Automatisierung. Wenn Sie noch gar nicht wissen, wo Sie stehen, ist ein Gespräch in der IT-Beratung der einfachste Start.